Conheça 8 ferramentas chaves para gerenciar a sua empresa

Gerir uma empresa consiste em assumir um grupo considerável de responsabilidades, o que inclui tomadas de decisões, controle de gastos, saber aplicar investimentos, negociar melhorias e projetos, entre várias outras atividades do meio corporativo. Para isso, existem ferramentas que ajudam a entender melhor os processos e conseguir gerenciar o negócio com mais qualidade.

 

Inclusive, quando usadas de forma correta, as ferramentas podem ser atributos muito fortes para otimizar tempo e dinheiro, melhorar os resultados e contribuir para que se tenha uma visão mais ampla e clara sobre a atuação da empresa. 

 

Sendo assim, fica mais fácil elaborar estratégias e montar padrões de funcionamento do trabalho, como uma espécie de engrenagem.

 

Pensando nisso, este artigo colocará as melhores e principais ferramentas em destaque para se adotar em uma empresa. 

 

Com o domínio delas, novas formas de gerir negócios podem aparecer, com a personalidade do empreendedor e mais dinamicidade na rotina, favorecendo a ampliação da marca.

 

Conheça a seguir as principais ferramentas e quais são suas vantagens para ter a empresa em pleno funcionamento e com bons resultados.

 

CRM

O CRM é uma sigla para “Customer Relationship Management” que, traduzindo para o português, quer dizer “Gestão de Relacionamento com o Cliente”. Ou seja, essa ferramenta cuida das práticas de relacionamento e contatos da empresa com seus clientes.

 

Com isso, o CRM contribui para o melhor gerenciamento das informações dos possíveis clientes, para entendê-los melhor. Assim, é possível saber suas preferências e identificar gargalos nos contatos com o público.

 

Do mesmo modo, é possível identificar como eles encontram e visitam o site, efetuam a procura e a compra do produto ou serviço, bem como quais são os estágios e contatos mais efetivos, conforme o perfil dos usuários, bem como em quais locais o atendimento pode ser otimizado.

 

O CRM também pode automatizar processos repetitivos, o que otimiza o tempo do trabalho da equipe, fazendo com que possam focar esforços nas demais áreas de produção. 

 

Mais ainda, essa ferramenta permite ter maior controle sobre o relacionamento com os clientes, o que melhora os números de procura pela empresa e fomenta novas ideias para o negócio, fidelizando o público.

 

Além disso, todos os contatos podem ser registrados, facilitando a continuidade do atendimento independentemente de qual membro da equipe efetue um novo contato, permitindo conhecer todo o percurso de compra do cliente, por exemplo.

 

Inclusive, diversas empresas já utilizam essa ferramenta e obtêm um aumento significativo nas receitas, pois o software permite o conhecimento do fluxo de clientes, acompanhamento dos contatos e o envio de propostas, bem como de todas as atividades da equipe, trazendo maiores chances de êxito em tratativas estratégicas.

 

Gestão de projetos

As ferramentas de gestão de projetos são as mais indicadas para quem precisa de auxílio na administração de determinada empresa, obtendo conhecimento de vários fragmentos da produção, ou mesmo no desenvolvimento de uma nova campanha em que diversas equipes atuarão.

 

Os softwares voltados para a gestão são baseados em programas mais simples, que possibilitam o entendimento de vários setores da empresa e facilitam o acesso de diversas áreas a um mesmo documento.

 

Com isso, ao considerar as contribuições dos setores e ajustes necessários, as decisões também são tomadas de maneira mais assertiva, com a contribuição de todos colaboradores em prol de um objetivo comum. 

 

Para os colaboradores, esse suporte também pode ser uma oportunidade, visto que há a possibilidade de se destacar na atividade, demonstrando responsabilidade e podendo ter novas atribuições de tarefas, ou mesmo novas oportunidades de cargos.

 

Assim, além de contribuir para que o empreendedor conheça e acompanhe o seu negócio, verificando o desenvolvimento de projetos e de seus colaboradores, a ferramenta possibilita uma melhora na parte administrativa, social e econômica, se mostrando essencial no negócio.

 

Como dito, ela também permite um melhor autogerenciamento. Com isso, o colaborador verifica as tarefas que está responsável e a etapa em que está, tornando mais fácil e dinâmica a realização das atividades a partir do uso de ferramentas certas.

 

ERP

A sigla ERP significa “Enterprise Resources Planning”, que, em português, quer dizer “Planejamento de Recursos da Empresa”. 

 

Essa ferramenta contribui para uma melhor gestão administrativa, que geralmente abarca funções e atividades relacionadas às diversas áreas da empresa, como estoque, financeiro e produção.

 

Com a ERP, as informações se concentram na ferramenta e são compartilhadas com outras equipes, o que também contribui para o alinhamento no setor produtivo, mantendo uma cultura operacional e organizacional da empresa, melhorando o controle de insumos, por exemplo.

 

Essa ferramenta pode ser utilizada por empresas de diversos tamanhos, desde grandes e consolidadas empresas até os Microempreendedores, detentores de seu próprio CNPJ.

 

Administração financeira

As ferramentas para o controle financeiro estão entre as ferramentas de gestão mais utilizadas.

 

Isso porque, independentemente do porte, as empresas precisam entender e acompanhar os valores de entrada e saída de caixa, bem como o capital de giro disponível para um negócio sustentável e escalável.

 

Assim, fluxo de caixa, custos, receitas, quanto precisa ser pago aos funcionários ou mesmo para corrigir algum erro, envolvem dinheiro e se tornam atividades mais dinâmicas e precisas por meio das ferramentas, permitindo o controle dos lucros e um investimento no próprio negócio.

 

Por isso, é extremamente importante que o empreendedor esteja a par das movimentações financeiras e tenha uma equipe de qualidade para uma gestão efetiva. 

 

No entanto, é muito difícil que esse acompanhamento seja feito adequadamente apenas de forma analógica/manual, como ao fazer as contas na ponta do lápis, por mais completa e rápida que seja a equipe.

 

Inclusive, devido a quantidade de informações, as chances de erro também são fatores a serem considerados. 

 

Desse modo, a atribuição de ferramentas práticas para auxiliar a equipe nos processos de lançamento de pagamentos e demais informações financeiras possibilita um controle mais claro, reduzindo erros, já que as operações são otimizadas por meio de fórmulas e cálculos.

 

Para se ter uma ideia da importância de uma boa gestão financeira desde o início do negócio, de modo que imprevistos não se tornem grandes problemas/gargalos para o setor financeiro, é preciso considerar que 96,5% de pequenas empresas decretaram falência em 2018. O

 

Ou seja, quando ainda não havia a crise pela pandemia da Covid-19, com o fechamento de vários negócios “não-essenciais”. Isso pode ocorrer por diversos motivos, mas a gestão financeira efetiva reduz esse risco, junto a um planejamento claro para o negócio.

 

Por isso, as ferramentas para uma administração financeira são extremamente importantes. 

 

São diversos os auxílios/suportes possíveis ao utilizar softwares para melhorar a administração do negócio por meio desse setor tão importante para a empresa.

 

As próprias planilhas, com software de edição, conseguem clarear a movimentação de entrada e saída de valores, além da cultura e detalhamento da reserva de emergência e fluxo de caixa da empresa. 

 

Além disso, ferramentas administrativas e financeiras conseguem: 

 

  • Organizar contatos de clientes, relacionado ao controle de pagamentos e compras;
  • Organizar finanças por ordem de importância;
  • Fazer o controle do estoque;
  • Ter maior conhecimento do sistema de funil de vendas.

 

Assim, no caso do setor financeiro, em que são feitos os cálculos que envolvem a movimentação monetária, é possível otimizar o tempo que o empreendedor irá passar fazendo contas, além de minimizar consideravelmente as chances de erro desse processo. 

 

Além de todas as vantagens no que se refere ao dinheiro que é gasto, essa ferramenta também contempla a integração entre os setores da empresa, tendo uma melhora nas relações corporativas fiscais, além de um maior conhecimento do colaborador sobre os processos burocráticos e de produção. 

 

Matriz de gestão do tempo

Quando se trata de trabalho com administração e gestão de empresas, em que prazos precisam ser cumpridos, a produção precisa ser feita dentro do período estipulado e, ao mesmo tempo, reuniões com fornecedores, clientes ou mesmo com a própria equipe são necessárias, o que demanda uma organização clara do dia e das atividades.

 

Administrar o tempo é um desafio para muitas pessoas e, por isso, existem ferramentas para otimizar a realização das tarefas mais importantes, priorizando tarefas de maior relevância ou que têm o prazo mais próximo. 

 

Dessa forma, é possível entregar os resultados dentro do prazo estipulado e organizar melhor o dia, sem maiores desgastes e sobrecargas.

 

Além disso, a ferramenta de gestão de tempo pode fornecer o tempo de duração que se gasta com cada atividade em específico, permitindo uma melhora na organização e planejamento estratégico das tarefas no trabalho.

 

Para isso, pode-se usar técnicas como a cronoanálise, o que permite identificar quais tarefas demandam mais tempo e os horários que a equipe apresenta um melhor rendimento, organizando melhor a ordem de importância e de realização das atividades.

 

Assim, a matriz de tempo contribui para uma melhor gestão até de uma agenda “conturbada”, com diversos afazeres que podem afetar a saúde mental do empreendedor ou dos colaboradores se não for bem administrada.

 

Portanto, é possível ter um dia produtivo, organizado e sadio para uma empresa trabalhar adequadamente, fazendo com que as situações de emergência sejam exceções e que podem ser mais facilmente solucionadas.

 

Ferramentas de atividades remotas

Durante todo esse tempo pandêmico, novos meios de trabalhar tiveram que ser adaptados ao meio corporativo, inclusive o já famoso “home office”, com reuniões e tarefas remotas. 

 

Com isso, uma rotina que se desenhava precisou ser desenvolvida e otimizada em um curto tempo, identificando melhores formas de lidar com o teletrabalho, de modo a centralizar as atividades e manter a unidade em equipes.

 

Para que isso aconteça com êxito, é preciso escolher softwares práticos e de fácil acesso, que permitam fazer o controle das atividades de forma remota e contribuam para a comunicação da equipe de forma efetiva, mesmo à distância.

 

Além disso, a adesão de softwares para a centralização e controle de atividades, bem como daqueles que possibilitam realizar videoconferências precisou ser intensificada, identificando ferramentas que melhor suprissem as necessidades ou mesmo considerando o desenvolvimento de plataformas específicas para o negócio.

 

Isso porque tais estratégias permitem a continuidade das atividades e mantém a qualidade dos projetos conjuntos, permitindo a comunicação entre diversas equipes do empreendimento.

 

As videoconferências, por exemplo, conseguem reunir as pessoas via web para uma reunião de equipe e também permite que o empreendedor negocie com um cliente ou fornecedor por meio de plataformas de reuniões online.

 

Dessa forma, os processos empresariais não ficam parados e a produtividade continua, mesmo com a pandemia da Covid-19, o que traz um vislumbre sobre a realização de algumas atividades a longo prazo.

 

As próprias reuniões são exemplo disso, não demandando mais o deslocamento para efetivar uma parceria, por exemplo, o que otimiza a rotina e reduz o tempo despendido para uma única atividade.

 

Nuvem de armazenamento

Com nuvem para armazenamento de dados, é possível ter arquivos documentais com acesso facilitado e sem preencher espaços físicos, como prateleiras, pastas ou mesmo pen drives. 

 

Além da vantagem de poder armazenar arquivos sem consumir espaço físico, a nuvem também permite que fotos, vídeos, áudios ou documentos em texto sejam editados dentro da própria plataforma, excluindo a necessidade de fazer o download e enviar toda vez que precisar de uma revisão no arquivo em questão. 

 

A otimização, portanto, não é apenas de espaço, mas também de tempo e de praticidade.

 

Outro fator a ser considerado é que, no caso de equipes grandes que lidam com os mesmos documentos, há possibilidade de fazerem acesso simultâneo, acompanhando as modificações, desde que seja disponibilizado o acesso de todos os membros. 

 

Exemplo disso são arquivos produzidos e arquivados diretamente em plataformas como o Google Drive.

 

Análise de processos

Ferramentas de análise servem tanto para empresas de grande como médio e pequeno porte. 

 

Ela permite que o ambiente interno e externo da empresa seja avaliado, podendo ter uma ideia de quais são as fraquezas daquele determinado negócio, verificar vulnerabilidades e forças, ao mesmo tempo que possibilita a localização das principais oportunidades e ameaças, bem como gargalos produtivos e de processos.

 

Com uma ferramenta de análise, é possível elencar os pontos positivos da empresa, sabendo em que ela se diferencia das demais concorrentes, avaliando por meio de dados claros quais fatores é preciso modificar ou otimizar.

 

Ou seja, esse tipo de “consultoria”, chama a atenção do empreendedor para corrigir os erros e criar novas oportunidades de desenvolvimento.

 

Por exemplo, em estratégias e campanhas digitais é possível ter acesso a diversas ferramentas de mensuração de dados, avaliando informações dos possíveis clientes, o que permite desenhar novas estratégias que serão cada vez mais assertivas. 

 

Tal análise pode ser estendida por todo o negócio, adequando a ferramenta utilizada para isso em cada setor.

 

Assim, ao aliar o uso de softwares diversos com o desenvolvimento profissional dos talentos e aptidões dos gerentes é possível construir um negócio de sucesso e com evolução contínua.

 

Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog Top News Tech, site voltado para a veiculação de conteúdos ricos e relevantes para empresas de diversos nichos, bem como estratégias que contribuem para o desenvolvimento do negócio.